Depuis le printemps, les 2400 professionnels de santé du Centre hospitalier Guillaume Régnier (CHGR) ont un nouvel outil de travail au quotidien : le dossier patient informatisé (DPI) Sillage. Édité par le groupement d’intérêt public rennais SIB, ce DPI a pour objectif d’accélérer la transition numérique de l’établissement, de favoriser le développement de « l’aller vers » et le maillage territorial en facilitant les échanges avec l’ensemble des partenaires (ville, hôpital, dispositifs sociaux et médico-sociaux) tout en renforçant la sécurité des données patients. S’appuyant notamment sur un dispositif d’accompagnement au changement innovant, d’un calendrier projet co-construit et respecté, l’adoption de Sillage au sein du 3ème plus important établissement public de santé mentale en France s’est faite facilement.
Initié en 2019, le projet de modernisation du système d’information du CHGR a franchi une grande étape en avril 2023 avec le déploiement en « big-bang »[1] du dossier patient informatisé Sillage. Après l’étude de plusieurs solutions du marché, le DPI Sillage avait été choisi par un panel de 90 professionnels de santé pour son ergonomie et sa richesse fonctionnelle. Démarré en 2021, après les premières vagues de la crise sanitaire de la COVID, le projet s’est appuyé sur une organisation robuste : des équipes projet et métiers dédiées, un large réseau de « correspondants » fonctionnels au sein de l’établissement et des sites distants, une implication de l’institution et de l’encadrement, un fort accompagnement au changement.
De la co-construction au déploiement en « big-bang » réussi
Rapidement adopté et apprécié par ses utilisateurs au CHGR depuis le 4 avril 2023, le DPI Sillage facilite la prise en charge des patients et offre une meilleure visibilité du parcours patient. Doté d’une ergonomie intuitive, Sillage sécurise les soins en rassemblant toutes les informations du patient. De plus, Sillage réunit toutes les prescriptions au même endroit, les utilisateurs peuvent numériser des documents directement dans le dossier ou encore la cotation EDGAR automatique lors de la validation d’un rendez-vous permet un réel gain de temps au quotidien pour les professionnels de santé.
La préparation, les échanges et le travail des différentes équipes ont permis de répondre à temps aux enjeux d’un établissement comme le CHGR. Grâce à l’implication des équipes de l’établissement et du SIB , il a été possible d’identifier les fonctionnalités essentielles, d’anticiper les paramétrages en étant au plus près des usages réels des utilisateurs finaux, que la date de déploiement en « big-bang » a pu être tenue.
Ainsi, au regard des équipes projet et métiers, réunissant une quinzaine de personnes dédiées à temps plein, ce sont également 51 correspondants référents fonctionnels (médecin, psychologue, ergothérapeute, assistante sociale…) couvrant l’ensemble des services et des sites distants du CHGR qui ont été déployé en proximité de leurs collègues pour les conseiller lors du déploiement ».
Un dispositif d’accompagnement au changement ambitieux
En complément des modalités techniques majeures opérées par les équipes techniques du SIB et du CHGR pour réussir ce déploiement en « big-bang », l’adoption réelle du DPI et l’intégration dans les usages professionnels par ses utilisateurs demeure un enjeu clé.
Compte tenu de son envergure, l’accompagnement au changement des 2400 professionnels de santé s’est appuyé sur un dispositif de formation e-learning construit spécifiquement par le CHGR : parcours de formations en ligne et en présentiel, modules métiers, vidéos. Le dispositif e-learning imaginé, calé sur les usages et les pratiques professionnelles s’est voulu actif, c’est-à-dire avec des exercices permettant de mettre les professionnels de santé en situation réelle pour découvrir et pratiquer leur DPI. A cela s’ajoute les conseils de proximité opérés par les correspondants référents fonctionnels, qui ont été formés en présentiel par le SIB. Et enfin la mise en place d’une équipe d’experts DPI joignable 24h/24 pendant les dix premiers jours suivant le « big-bang ». Une campagne interne de communication a également permis de préparer et d’accompagner sereinement la bascule vers Sillage.
En cohérence avec les orientations du projet d’établissement 2021-2025, le déploiement du DPI Sillage favorise la poursuite du renforcement de l’offre ambulatoire et du développement du principe de l’« aller vers » des personnes en soins au plus proche de leur environnement habituel. La création d’équipes mobiles (Unité Mobile de Soins Intensifs et d’Intervention Précoce, Équipe Mobile Psychiatrie Précarité …) sont des exemples concrets. Ces nouveaux dispositifs mobiles innovants peuvent intervenir dans le parcours de soins psychiatrique au domicile de la personne de manière préventive, en préparation d’une hospitalisation, en complément d’un suivi ambulatoire voire accompagner la sortie d’hospitalisation.
[1] Déploiement de la solution auprès de l’ensemble des utilisateurs en une seule fois
Communiqué de presse, SIB du 13octobre 2023
